Coordonnateur·trice à l'accueil

Relevant du superviseur, espaces et café, le·la coordonnateur·trice à l'accueil assure l'accueil des visiteurs (talents et clients) au sein de l'agence en leur offrant un service personnalisé et chaleureux. ll/elle assurera le service du café et prendra également en charge certaines tâches administratives et opérationnelles liées à la gestion des espaces et aux approvisionnements de l’agence.

À noter: L’horaire pour ce poste est du lundi au vendredi, de 8h30 à 17h00. Le travail sur place est requis.

Responsabilités

• Assurer l’accueil des visiteurs, offrir un service personnalisé et appliquer les procédures d’accueil et de visites.

• Gérer la réception au quotidien: appels entrants et acheminement, courrier/colis (réception et envois), livraisons et objets perdus.

• Soutenir les talents et partenaires: réservation d’espaces, coordination des stationnements, assignation des casiers et tenue à jour de la documentation interne.

• Assurer le service du café et offrir un soutien à la gestion des commandes et des inventaires;

• Appuyer la vie d’agence: organisation d’événements internes et externes, clubs sportifs, gestion des abonnements de l’agence, concours et tirages

• Contribuer à l’expérience des talents: accueil et intégration des nouveaux talents.

• Offrir un soutien administratif au groupe des opérations: par exemple, création de bons de commande, suivi des dépenses, gestion des cartes de crédit corporatives.

• Collaborer avec les équipes internes pour tous les besoins liés aux visites de nos clients et partenaires.

Profil idéal

• Capacité à offrir un service à la clientèle professionnel, courtois et proactif.

• Aptitude à entretenir de solides relations de travail et à collaborer efficacement avec les équipes internes et les différents partenaires.

• Habileté de gestion du temps et des priorités, avec réactivité et sens de l’urgence dans un environnement dynamique

• Capacité d’anticipation des besoins et de résolution de problèmes

• Excellentes compétences de communication verbale et écrite, avec différents types d’interlocuteurs

• Rigueur opérationnelle et souci du détail, assurant la qualité et la constance de l’exécution

• Sens de l’engagement et de la responsabilité professionnelle, avec fiabilité et suivi exemplaire

• Résilience et calme en situation complexe

• Discrétion et respect de la confidentialité des informations sensibles et des données privées

• Expérience comme barista (un gros atout)