Coordonnateur·trice à l'accueil

LG2 est à la recherche d’un·e coordonnateur·trice à l’accueil pour son bureau de Montréal. Relevant du superviseur des espaces et du café, cette personne assure l'accueil des personne qui fréquentent l'agence (talents et clients) en leur offrant un service personnalisé et chaleureux. Cette personne assurera en partie le service du café et prend également en charge certaines tâches administratives et opérationnelles liées à la gestion des espaces et aux approvisionnements de l’agence.

Responsabilités

• Assurer l’accueil de tous les visiteurs du bureau et anticiper leurs besoins afin de leur offrir un service personnalisé;

• Appliquer et faire respecter les procédures relatives à l'accueil et aux visites du bureau, et prendre les appels téléphoniques en les acheminant promptement;

• Coordonner la réception et l’envoi du courrier, des colis et des livraisons variées, et prendre en charge la gestion des objets perdus;

• Soutenir les talents au niveau de la réservation de salles et d'espaces du bureau, ainsi que la gestion de l’assignation des casiers;

• Coordonner l’usage des stationnements intérieurs et extérieurs de l’agence;

• Gérer les commandes de fournitures de bureau et en maintenir un inventaire continu;

• Assurer le service du café en collaboration avec le superviseur, Espaces et Café, et soutenir le conseil pour tous les besoins liés à l’accueil et aux visites des clients et autres partenaires au bureau;

• Supporter l'organisation et la tenue des événements internes et externes de l'agence, ainsi qu’aider à l’organisation et la coordination de concours et de tirages internes variés.

Profil idéal

• Capacité à offrir un service à la clientèle exceptionnel et à entretenir de bonnes relations de travail avec ses collègues et les différentes équipes de l’agence, favorisant ainsi une collaboration harmonieuse;

• Aptitude à gérer plusieurs tâches en même temps, à identifier et répondre de manière proactive aux besoins des clients, et à résoudre efficacement les problèmes rencontrés;

• Excellentes compétences de communication verbale et écrite, souci du détail et engagement à effectuer un travail de qualité;

• Bonne gestion du temps, capacité à prioriser les tâches avec un sens de l’urgence, et résilience et calme dans des situations complexes;

• Discrétion et respect de la confidentialité des informations sensibles et des données privées;

• Connaissances de la suite Google et de la plateforme Slack;

• Expérience antérieure dans un rôle similaire (un gros atout!)